שאלות נפוצות על FullyBooked

FullyBooked היא מערכת לניהול חכם של קליניקות וחדרי טיפול. המערכת עוזרת לבעלי קליניקות לנהל חדרים, תמחור, הזמנות, אישורי מטפלים ותשלומים, ולמטפלים להזמין חדרים, לנהל פגישות ומטופלים ולעבוד בצורה מסודרת יותר.

FullyBooked מתאימה בעיקר לבעלי קליניקות, מנהלי מרחבי טיפול, פסיכותרפיסטים, פסיכולוגים, מאמנים, יועצים ומטפלים שמשתמשים בחדרי טיפול לפי שעה או באופן קבוע. היא מתאימה גם לקליניקות עם חדר אחד וגם למרחבים עם כמה חדרים או כמה לוקיישנים.

כן. FullyBooked בנויה לתמוך בניהול של לוקיישן אחד או כמה לוקיישנים תחת אותה קליניקה, כך שאפשר לנהל חדרים, זמינות והזמנות בצורה מסודרת ממקום אחד.

לא. FullyBooked היא מערכת מבוססת ווב, ולכן אין צורך בהתקנה. אפשר להתחיל לעבוד דרך הדפדפן מהמחשב או מהנייד.

מתחילים בפתיחת חשבון ובהגדרה ראשונית של הקליניקה. בדרך כלל התהליך כולל הזנת פרטי הקליניקה, הוספת חדרים, קביעת שעות פעילות, הגדרת תמחור וכללי הזמנה, ואז אפשר להתחיל להזמין מטפלים או לקבל הזמנות.

כן. FullyBooked בנויה לשימוש בעברית כברירת מחדל, עם חוויית RTL מלאה. בנוסף, המערכת תומכת גם באנגלית עבור משתמשים שזקוקים לכך.

כן. FullyBooked מותאמת למובייל, כך שבעלי קליניקות ומטפלים יכולים לצפות בזמינות, לבצע פעולות ולנהל פגישות גם מהטלפון.

המנוי הבסיסי לבעלי קליניקות הוא 79 ש״ח לחודש וכולל ניהול של עד 2 חדרים פעילים. החל מהחדר הפעיל השלישי, העלות היא 30 ש״ח לכל חדר פעיל נוסף. לפרטי תמחור מלאים.

לא. התשלום הוא חודשי, וניתן להפסיק את השימוש בכל עת. המודל נועד לאפשר להתחיל בקלות, לבדוק התאמה ולהתרחב רק כשהמערכת באמת מייצרת ערך.

חדר פעיל הוא חדר שבוצעה בו לפחות הזמנה אחת במהלך החודש. חדרים שלא היו בשימוש בפועל אינם נכללים בחישוב החיוב החודשי.

החיוב מתבצע רק על חדרים פעילים, כלומר חדרים שבאמת היו בהם הזמנות באותו חודש. כך אפשר להחזיק יותר חדרים במערכת, בלי לשלם על חדרים שלא נוצלו בפועל.

מודל חדר פעיל מתאים לקליניקות כי הוא מחבר בין העלות לבין שימוש אמיתי. במקום לשלם תשלום קבוע על כל חדר, משלמים רק על חדרים שייצרו פעילות בפועל.

FullyBooked תומכת בחיבור לסליקה, כך שבעלי קליניקות יכולים לחבר את חשבון הסליקה שלהם ולגבות תשלום ממטפלים דרך המערכת. אמצעי התשלום הנתמכים כוללים פתרונות סליקה מקומיים וכרטיסי אשראי, בהתאם להגדרות הקליניקה.

בעל הקליניקה מחבר את חשבון הסליקה שלו למערכת, והמטפל משלם ישירות במעמד ההזמנה או בהתאם למודל התשלום שהוגדר. כך התשלום הופך לחלק טבעי מתהליך ההזמנה ולא דורש רדיפה ידנית אחרי תשלומים.

כן. בעלי קליניקות יכולים להגדיר תמחור לפי חדר, יחידת זמן וכללי הזמנה. ניתן להגדיר מחירים שמתאימים למבנה העבודה של הקליניקה, כולל יחידות של 30 דקות, שעה ותרחישי תמחור שונים.

בעל הקליניקה מגדיר את מדיניות הביטול והחלון המותר לביטול. כאשר ביטול מתבצע בהתאם לכללים שהוגדרו, ניתן להחזיר זיכוי, קרדיט או לבצע טיפול כספי בהתאם למדיניות הקליניקה.

המטפל בוחר תאריך, שעה וחדר פנוי מתוך הזמינות שמופיעה במערכת. לאחר אישור ההזמנה, החדר נשמר ביומן בהתאם לכללי הקליניקה ולמדיניות התשלום.

FullyBooked תומכת בהזמנות חד פעמיות, הזמנות מחזוריות, וססיה — שהיא מסגרת קבועה של בלוק שעות שבועי. כך כל קליניקה וכל מטפל יכולים לבחור את מודל העבודה שמתאים להם.

כן. אפשר להזמין חדר לשעה אחת או לכמה שעות ברצף, בהתאם לזמינות החדר ולכללי ההזמנה שהקליניקה הגדירה.

כן. FullyBooked תומכת בהזמנות מחזוריות, כך שניתן לקבוע פגישה קבועה ביום ושעה מסוימים עד תאריך שנבחר מראש. זה מתאים במיוחד למטפלים שעובדים בלו״ז קבוע.

ססיה היא מסלול קבוע שבו מטפל משריין בלוק שעות שבועי קבוע בחדר מסוים. זהו מודל שמתאים למטפלים שרוצים עקביות לאורך זמן, ולבעלי קליניקות שרוצים יציבות גבוהה יותר בתפוסה ובהכנסות. למדריך המלא על ססיה בקליניקה.

הזמנה מחזורית היא רצף של פגישות עתידיות לפי יום ושעה, בדרך כלל עד תאריך מסוים. ססיה היא מסגרת קבועה יותר, שמנוהלת כמסלול מתמשך לבלוק שעות קבוע, ומתאימה במיוחד לעבודה קבועה לאורך זמן.

כרטיסיה היא מסגרת של שעות או מפגשים שניתן לרכוש ולהשתמש בהם לאורך זמן, לפי הכללים שהקליניקה מגדירה. זה מאפשר גמישות למטפלים שלא עובדים תמיד באותו חלון קבוע.

כאשר חדר תפוס, המערכת מציגה את חוסר הזמינות בזמן אמת. בהתאם להגדרות הקליניקה, ניתן לבחור שעה אחרת, חדר אחר, או להצטרף לרשימת המתנה.

כאשר חדר תפוס, מטפל יכול להצטרף לרשימת המתנה. אם ההזמנה המקורית מתבטלת ונפתח מקום, המערכת יכולה ליידע את מי שממתין, כדי לאפשר תפיסה מהירה של החלון שהתפנה.

כן. בעלי קליניקות יכולים להגדיר ימים שבהם הקליניקה סגורה, כולל חגים, חופשות ותאריכים חריגים. כך היומן משקף את הזמינות האמיתית ולא מאפשר הזמנות בימים חסומים.

כן. שינוי או ביטול הזמנה תלויים בכללי הקליניקה, במדיניות הביטולים ובשלב שבו ההזמנה נמצאת. המערכת נועדה לאפשר גמישות, תוך שמירה על כללים ברורים לבעל הקליניקה ולמטפל.

כן. FullyBooked תומכת בסנכרון עם יומנים כמו Google Calendar ו-Apple Calendar, כדי לעזור למטפלים ולבעלי קליניקות לנהל את הלו״ז ממקום אחד.

בעלי קליניקות יכולים להזמין מטפלים דרך קישור הזמנה ייעודי או דרך הזמנה ישירה מתוך המערכת. המטרה היא לאפשר צירוף פשוט מצד אחד, ושליטה מלאה של בעל הקליניקה מצד שני.

בהזמנה ישירה, בעל הקליניקה יוזם את ההזמנה למטפל מסוים מתוך המערכת. בקישור הצטרפות, בעל הקליניקה משתף קישור ייעודי לקליניקה, והמטפל נרשם דרכו. בהתאם לאופן ההזמנה, המטפל יכול להצטרף ישירות או לעבור לאישור בעל הקליניקה.

לאחר ההרשמה, המערכת מקשרת את המטפל לקליניקה המתאימה. אם מדובר בהזמנה שכבר נשלחה מראש, ניתן להפעיל את המטפל ישירות, ואם לא, הוא יכול להיכנס לסטטוס ממתין לאישור עד שבעל הקליניקה יאשר אותו.

זה תלוי באופן ההצטרפות ובהגדרות. במקרים מסוימים המטפל יצורף אוטומטית, ובמקרים אחרים הוא יסומן כממתין לאישור, כדי שבעל הקליניקה יוכל לשמור שליטה על מי שנכנס למרחב.

כן. FullyBooked תומכת בעבודה של מטפל מול כמה קליניקות במקביל. לכל שיוך כזה יכול להיות סטטוס משלו, למשל פעיל או ממתין לאישור.

כן. כאשר מטפל משויך ליותר מקליניקה אחת, הוא יכול לעבור בין הקליניקות הרלוונטיות מתוך החשבון שלו. זה מאפשר עבודה מסודרת גם למי שמטפל בכמה מרחבים.

כן. בעל הקליניקה יכול לחדש או להחליף את קישור ההזמנה, כך שהקישור הישן לא יהיה בשימוש. זה מספק שכבת שליטה נוספת על גישת מטפלים חדשים.

כן. FullyBooked כוללת יכולות CRM למטפלים, כדי לנהל פרטי מטופלים, היסטוריית פגישות ומידע תומך בתוך סביבת העבודה. המטרה היא לחבר בין ניהול החדרים לבין ניהול העבודה השוטפת של המטפל.

המטפל יכול לנהל פרטי קשר, היסטוריית פגישות, תיעוד רלוונטי והערות, בהתאם להרשאות ולסקופ של המערכת. כך נשמר רצף עבודה ברור יותר בין קביעת הפגישה לבין המעקב אחריה.

כן. FullyBooked תומכת בתזכורות לפגישות ולתשלומים, כדי לצמצם חוסר ודאות ולעזור למטפלים ולבעלי קליניקות לנהל את התקשורת בצורה עקבית יותר.

כן. המערכת בנויה כך שגם מידע רגיש, כולל הערות פגישה, ינוהל תחת שכבות אבטחה והרשאות מתאימות. זה חשוב במיוחד עבור קליניקות ומטפלים שעובדים עם מידע פרטי.

כן. במסגרת הסקופ של המוצר קיימת תקופת ניסיון ל-CRM למטפלים, כדי לאפשר התנסות לפני מעבר למסלול בתשלום.

כן. FullyBooked נבנתה עם דגש על אבטחת מידע, פרטיות והרשאות גישה. המערכת מיועדת לעבודה עם מידע רגיש של קליניקות ומטפלים, ולכן האבטחה היא חלק מהבסיס של המוצר.

נתוני המערכת נשמרים תחת עקרונות של הצפנה, בקרת גישה ושמירה על פרטיות. המטרה היא לאפשר עבודה נוחה, בלי להתפשר על ניהול נכון של מידע רגיש.

הגישה למידע רגיש מוגבלת לפי תפקידים והרשאות. כך בעלי קליניקות, מטפלים ואדמינים רואים רק את המידע שרלוונטי להם לצורך העבודה.

כן. FullyBooked כוללת יכולות של audit log ומעקב אחרי פעולות רגישות, כדי לשפר בקרה, שקיפות ואמינות בסביבת העבודה.

כן. הסקופ של המערכת כולל דרישות של אבטחת מידע, הרשאות, הצפנה וסטנדרטים רלוונטיים לניהול מידע רפואי ורגיש.

אם אתם מנהלים חדרי טיפול, עובדים עם מטפלים, רוצים לצמצם ניהול ידני, להגדיר תמחור ברור ולחבר בין הזמנות, תשלומים וניהול שוטף — FullyBooked כנראה נבנתה בדיוק לצורך הזה. היא מתאימה במיוחד לקליניקות שרוצות יותר סדר, יותר שליטה ויותר תפוסה, בלי להעמיס תפעול מיותר. למידע נוסף על FullyBooked.